Винаги закъснявам със сроковете (какво да правя?) - Промяна и личен брандинг

Винаги закъснявам със сроковете (какво да правя?)

Ежедневно си говоря с жени като теб – поели по пътя на кариерната промяна, без значение дали в рамките на настоящата им организация, при нов работодател, на свободна заетост или пък развиващи собствен бизнес.

Всеки казус е специален и различен, но много често в процеса на работа чувам едни и същи въпроси, които са актуални за почти всяка жена, с която работя.

Днес темата е много актуална, вероятно и за теб, а именно:

(Почти) винаги закъснявам със сроковете за предаване на работните задачи

И да не е винаги, не е да не ти се случва, нали?  Или пък си от онези хора, на които закъснението е особено присъщо. От които и да си, продължавай да четеш.

Ще ти споделя пет възможни причини за закъсняване със сроковете и идеи за справяне с тях. Изпробвани и работещи.

ПРИЧИНА 1: Претоварена съм

Всеки може да прецени дали е поел повечко дини под мишница, отколкото може да носи. Да, на всички ни се е случвало от време навреме, и това е нормално, но тук говорим за хронично претоварване.

Варианти за решение:

В продължение на една седмица си записвай много подробно какво правиш всеки ден, колко време ти отнема, с каква цел го правиш, кое носи стойност и кое не особено.

Започни с реалния начален час на работния ти ден, дори и все още да си вкъщи и да си пиеш кафето, проверявайки служебния имейл.

След една седмица прегледай своя „дневник”. Виж кои задачи ти отнемат най-много време и помисли – а носят ли толкова стойност, полза, резултати, колкото време отнемат? Помисли дали не може да пропуснеш тези, които носят по-малко стойност, или пък да ги оптимизираш, да ги правиш по-рядко, да ги делегираш на друг човек. И обратното: тези, които носят повече стойност, а все нямаш достатъчно време – виж как може да увеличиш времето и енергията, които влагаш в тях.

Lovely female student stretching herself with her studying being done for today

Премисли и още нещо – дали времевия период (сутрин, по обяд и т.н.), в който извършваш определени задачи, е най-подходящия или има и по-добри варианти. Аз, например, планирам стратегическата работа сутрин, докато все още мисълта ми е свежа, а срещите с хора – следобед, когато имам нужда от физическо раздвижване и разнообразно общуване.

Ако работният ти график зависи от теб самата ще ти е сравнително лесно да оптимизираш работния си ден и да повишиш ефективността си. Ако обаче задачите ти се възлагат от други хора, отиди със същия този списък при тях. Напомни им какви са твоите основни цели на длъжността, която изпълняваш. Напомни какви резултати гониш. И кажи как според теб биха могли да се оптимизират нещата, така че да постигаш по-добри резултати за по-малко време. Ако напомниш за общата цел, към която ти и твоят шеф се стремите, и се аргументираш как промените, които предлагаш, ще доведат до нея, няма повод той да не се съгласи на тях.

ПРИЧИНА 2: Не съм мотивирана

Мдааа, време има, енергия няма, както казваше един мой учител. Напълно възможно е да не си затрупана с безброй задачи и въпреки това да закъсняваш със сроковете. Една от възможните причини за това е, че вероятно ти липсва мотивация. Възможно е конкретен тип работни задачи да са ти неприятни или пък да изпитваш негативни емоции, когато общуваш с даден колега. А може и да си демотивирана като цяло, да нямаш ентусиазъм и енергия поради отегчение от това, което си правила дълго време, или поради разочарование от фирмения менджмънт и култура.

Варианти за решение:

Ако проблемът е твоето отношение към определен вид задача, виж кое точно те кара да я вършиш с нежелание. И намери поне една причина да имаш желание да я извършваш. Например, когато се занимавах активно с управление на човешките ресурси, се налагаше да генерирам трудовите договори и допълнителните споразумения от една софтуерна програма. Задачата беше безкрайно механична и ми носеше огромно отегчение. Затова и я вършех тогава, когато бях изморена от вършенето на по-смилена умствена работа, дори ми идваше като вид почивка – пусках си музика в слушалките и цъках договори наред. Разбира се, аз исках да виждам някаква полза от цялата работа. И тя се виждаше, когато новопостъпилият човек идваше на работа и аз му връчвах договора. Заедно с това му разяснявах всички особености по него, правата и задълженията му, и човекът влизаше в компанията спокоен и уверен, че сме коректен работодател. В този момент аз намирах удовлетворението, което търсех.

По същия начин, ако липсата на мотивация да подхванеш дадена задача идва от това, че ще трябва да работиш с човек, който по някаква причина ти е неприятен, опитай да влезеш в неговото положение, да си обясниш поведението му, и си поговори с него… или просто намери поне едно нещо, което да харесваш в него. И се фокусирай върху това. Помага, пробвано е!

А ако мотивацията ти като цяло е много ниска поради разминаване между твоите ценности и тази на компанията и нейния мениджмънт, помисли – дали това е твоята работа, дългосрочно, и защо все още си там.

ПРИЧИНА 3: Искам всичко да е идеално

Тук ми мирише, не, направо ми вони, на перфекционизъм. Това е причина номер едно да отлагаш извършването на дадена задача. Иска ти се да имаш пълна яснота в главата, да си в най-добрата кондиция, за да започнеш, да имаш достатъчно време… И, разбира се, винаги поне едно от тези не е налично.

Варианти за решение:

Стига мисли за себе си.

Обърни фокуса от себе си, от това, което си или не си, от това, което имаш или нямаш, към този, който ще има полза от извършването на задачата – колега, клиент, приятел. Виж кое е достатъчно добро за твоя (обобщено казано) клиент, така че да задоволиш неговата нужда без задължително това да е идеално по твоите критерии.

Вярвай ми, обърнеш ли фокуса си ще се задействаш много по-бързо и ще бъдеш много по-ефективна. Тук не говоря да претупваш, а да имаш реални изисквания и да носиш стойност на клиента, а не нереални критерии, които оправдават твоето бездействие… Ти знаеш – седнеш ли веднъж, направиш ли първата крачка, нещата са наполовина свършени.

Например, ако спазвам моите критерии за идеално написана статия, това значи да пиша статия веднъж в месеца. Но аз знам, че ти очакваш да ти споделям моя опит, и има какво да ти разкажа, и го правя много по-често, старая се да е всяка седмица, най-рядко на веднъж на 10 дни. Обърнала съм фокуса си към теб и съм игнорирала склонността си да търся идеалната муза, тема, време и място за писане. Вече мога да пиша и докато детето играе в краката ми. Качвам статията докато спи и, да, поправям някои дребни грешки след като някой като теб ми драсне два реда и ми сподели, че е забелязал неточност. И никой не умира от това. Поправи ме ако е обратното.

ПРИЧИНА 4: Не мога да преценя правилно времето

Възможно е да закъсняваш със сроковете, защото не можеш да направиш реална преценка колко време ще ти отнеме дадена задача. Особено ако се сблъскваш с нея за пръв път.

people-woman-coffee-meeting-medium

Варианти за решение:

Тук има два варианта, които донякъде са взаимоизключващи се. Но ще споделя и двата, а ти прецени кой ще ти върши работа.

Единият е да си дадеш време в аванс, да си оставиш малък мегдан и дори да свършиш работата по-рано, което ще е приятна изненада за този, който я е възложил. Разбира се, за да прецениш все пак колко време ще ти е необходимо можеш да видиш какво подобно си вършела преди или да говориш с хора, които изпълняват същите задачи.

Само че, има една теория, която казва, че човек има способността да запълва точно толкова време, колкото му е дадено, за да свърши дадена задача. Т.е., ако имаш осем часа, то най-вероятно ще намериш какво да правиш през цялото време, а ако имаш два – ще успееш, макар и под пара, да свършиш задачата в това време. Така че , с риск да изпуснеш срока, виж дали да не си дадеш малко зор, така че да не протакваш много.

Има и още един вариант, който не е дългосрочен, но краткосрочно върши голяма работа. Намери си човек, който има природната способност да следи за спазването на срокове, да е точен и да изисква от другите да са такива. Нека е колега от екипа ти или приятел, с който често си общуваш. Помоли го да ти иска честа обратна връзка до къде си стигнала и да ти напомня, че крайният срок наближава. На него няма да му е тежко, а за теб това ще върши чудеса.

ПРИЧИНА 5: Искам всичко да свърша сама

Тадаааа, последната голяма причина да изпускаш сроковете е желанието ти да свършиш цялата работа сама. Защото ти знаеш най-добре. И не вярваш, че някой друг знае колкото теб, камо ли по-добре. Може да ти липсва на доверие…съчетано с префекционизъм, за който вече споделих и, може би, имаш нужда да контролираш всичко…и всички.

Варианти за решение:

Бъди реалистка. Може ли наистина да свършиш всичко сама в срок и с добро качество? И най-вече, необходимо ли е? Като държиш на всяка цена да свършиш всичко ти пилееш енергия и размиваш фокуса си. Остави го за най-важните неща. Направи упражнението с водене на днвеник една седмица и процедирай както с проблема „Претоварена съм”. Ще има резултати!

Прегледай отново и секцията за перфекционизма и пробвай със съветите в нея.

А относно доверието – въпрос на навик е, довериш ли се веднъж, ще можеш и втори, и трети път. Започни с по-дребни задачи или пък кажи на човека, че до сега си правила всичко сама, и се уговорете по-често да ти дава обратна връзка и да ти показва как изпълнява задачите.

Начини има, само да поискаш!

Е, непримирима, откри ли варианти, които ще пробваш още сега?

Моля те, сподели ми в коментарите кое ти е вършило работа или други съвети за справяне със неспазване на сроковете от твоя собствен опит.

И не забравяй да препратиш статията на някой, който смяташ, че има нужда от нея. Благодаря ти!

А ако искаш заедно да работим за това да бъдеш по-ефективна, по-организирана или по-спокойна, запиши се ето тук.

Лили Георгиева - кариерно консултиране